Rendszerezettség és spontaneitás az időgazdálkodásban

Az időmenedzsmentről az a legelterjedtebb kép, hogy minden dolgunkat egy jegyzetfüzetben, határidőnaplóban vezetjük. Talán azért, mert a menedzsment szót az emberek az irányítással és a szervezéssel asszociálják. Vajon szükséges-e a jegyzetfüzet ahhoz, hogy jól tudjunk gazdálkodni az időnkkel, tényleg minden feladatot mérni, nyilvántartani és rendszerezni kell?

Az időmenedzsment néhány általános elvre és megannyi különböző stratégiára épül. Az elvek általában mindenkire érvényesek: ne vállaljuk túl magunkat, nem fér bele minden az életünkbe, ezért alaposan válogassuk meg, hogy milyen feladatot vállalunk el, vagy mit kezdeményezünk mi magunk, legyenek minél tisztábbak a prioritásaink, céljaink, hogy ezek alapján tudjuk válogatni. Fontos a pihenés és a megfelelő energiaszint, amikor pedig dolgozunk, igyekezzünk intenzíven dolgozni, minél hatékonyabbak lenni. Ebben segítenek a különböző stratégiák, technikák. 

A stratégiák azonban helyzet- és egyénfüggők. Nincs egy meghatározott recept arra vonatkozólag, hogy miként kell az időt beosztani. Nagyon sok időgazdálkodási stratégia van. Annak függvényében, hogy milyen a személyiségtípusunk, más-más stratégiák állnak rendelkezésünkre: van jegyzetfüzetes mód is, de ez csak azoknak megfelelő, akik eleve rendszerezettek és a hétköznapokban is alaposak. Mások számára ez megterhelő, és végső soron ami folyamatos erőfeszítést igényel, azt előbb-utóbb abba hagyjuk.

Aki az eszmék világában él, az összképet figyeli, vagy nem szokta beosztani mondjuk a pénzét, az már nehezen tudná az idejét is papíron rendszerezgetni. Neki már másfajta stratégiák hasznosak. Ha nehezünkre esik mindent pontosan programálni (majd rendszerint újraprogramálni), választhatunk lazább stratégiákat is, például időkeretekkel és listákkal. Meghatározhatunk időkereteket (úgynevezett tömböket), amikor egy adott munkaterülettel dolgozunk, olyankor elővesszük azt a feladatlistát, ami ahhoz a területhez tartozik, majd addig dolgozunk vele, amíg az időnk tart. Így nem kell előre meghatározni órára pontosan, hogy melyik feladattal mikor fogunk foglalkozni, csupán a témát kell előre rögzítsük, azon belül szabadon foglalkozhatunk azzal, ami éppen a lista elején áll. 

Ha vizuális típusok vagyunk, lista helyett dolgozhatunk cédulákkal is, rangsorolhatjuk őket, felcserélhetjük a sorrendjüket, ráírhatjuk, hogy melyiket mennyire tartjuk fontosnak, sürgősnek. Ilyenkor ne feledjük az egyik alapelvet, miszerint az igazán fontos dolgok azok, amelyek lényegesek az életünk, a hivatásunk, a céljaink szempontjából, és ezek kell az első helyet elfoglalják az életünkben. Az időgazdálkodásnak tehát fontos része a tervezés, a szervezettség, de ennek különböző fokozatai vannak, és megválaszthatjuk magunknak azt, ami számunkra még kényelmes és nem tűnik túl idegennek, megterhelőnek. 

Van helye a spontaneitásnak, szabadságnak az időmenedzsmentben? Bár sokan úgy képzelik, hogy a szabadság, a spontaneitás arról szól, hogy a napunk során bármikor eldönthetjük, hogy éppen mivel akarunk foglalkozni – dolgozunk, tanulunk vagy mondjuk sorozatot nézünk, barátokkal találkozunk, vagy éppen azt, amihez kedvünk van, a szabadság legerősebben nem ebben nyilvánul meg. A szabadság leginkább a nagy döntéseinkben nyilvánul meg, amikor arról döntünk, hogy egy adott ügyet, felkérést elvállalunk vagy sem, vagy amikor azon gondolkodunk, hogy belevágjunk-e egy ötletünk megvalósításába. Ezekben a döntéshelyzetekben kell a legszabadabban (külső- és belső kényszerektől minél mentesebben) meghozzuk a döntéseinket. Amire igent mondunk, az pedig feladatok sorozataként felkerül a listánkra, és ezáltal neki szenteljük az időnk egy lényeges részét. Ha a döntéseinket szabadon tudjuk meghozni, az így “keletkezett” feladatok sem jelentenek majd olyan mértékű kötöttséget, amit a hétköznapok során túlzott teherként élnénk meg, és azt éreznénk, hogy “több szabadságra” van szükségünk. 

A spontaneitásnak mindig jut hely, mert úgysem minden alakul úgy, ahogyan tervezzük. Biztosak lehetünk abban, hogy mindig jönnek szembe új feladatok, amikre nem számítunk. Fontos tervezési technika, hogy csupán a munkaidőnk 60-80 százalékát osszuk be, így marad hely a váratlan eseményeknek és a saját új ötleteinknek is. Ha hamarabb sikerül elvégezni a napi feladatainkat, vagy nem jött közbe semmi a fenntartott 20-40 százalékra, újabb szabad időt nyerünk. Ezt kitölthetjük a feladatainkkal (előre dolgozva), vagy meghosszabbíthatjuk a szabadidőnket, ami már eleve lazább tevékenységet jelent, ahol nem szükséges nagyfokú tervezés. Az időgazdálkodás arról szól, hogy adunk magunknak kereteket, a munkát megtervezzük, hogy minél hatékonyabbak legyünk, a többit pedig spontánul és szabadon használjuk. 

DÁNIEL Botond 
Mentor Klub tréner 

Vélemény, hozzászólás?